اهمیت طراحی اتاق کنفرانس و جلسات ، در این است که اتاق را به یک بخش کاربردی تبدیل می کند.
برای طراحی اتاق کنفرانس توجه به نورپردازی، تجهیزات، مبلمان و … لازم می باشند.
اتاق کنفرانس و سالن جلسات، یکی از مهم ترین بخش هر اداره، شرکت و یا سازمان است. این اتاق، اتاق تصمیم گیری است و طراحی مناسب این اتاق می تواند قدرت انتقال و تاثیرگذاری مطالب قابل عنوان را افزایش دهد.
میزهایی که در سالن های جلسات استفاده می شود، میزهای مستطیل شکل و کشیده ای است. اما نوع دیگری از این میزها وجود دارد که به صورت دایره ای و بیضی شکل است. با توجه به سبک طراحی و نمای اتاق، می توان از این دو میز استفاده کرد یا حتی از میزهای یو (U) شکل نیز می توان استفاده کرد.
انتخاب مکان مناسب
بهترین مکان برای اتاق کنفرانس، فضایی از شرکت است که سروصدای محیط و رفت و آمد کارکنان کمترین اختلال را در جلسات ایجاد کند.
در صورت نیاز باید از دیوارها و شیشه های دوجداره برای کاهش صدا و افزایش آرامش فضای جلسات استفاده کرد.
طراحی دیوار و کف
رنگ محیط باید فضایی را فراهم کند که حضور طولانی مدت در جلسات افراد را کسل و خسته نکند،
از این رو استفاده از رنگ های روشن و ملایم توصیه می شود.
امکانات رفاهی
در اتاق کنفرانس فضایی برای قرار دادن میز و امکانات پذیرایی در نظر گرفته می شود
تا نیاز به رفت و آمد به بیرون از اتاق کنفرانس را به حداقل برساند.
نورپردازی در اتاق کنفرانس
نیاز به نور کامل و استاندارد دارد و این نورپردازی در حین جلسات نیز، باید رعایت شود.
– اگر دسترسی به نور طبیعی دارید، از پرده های ضخیم استفاده کنید
تا در صورت نیاز به سیستم تصویری، به راحتی بتوان نور را کاهش داد.
– اگر به نور طبیعی دسترسی ندارید، باید لامپ های مصنوعی مورد استفاده،
حتما قابلیت تنظیم نور را داشته باشند تا در صورت نیاز، تعدادی از آن ها را خاموش کنید.
آکوستیک بودن اتاق کنفرانس
یکی دیگر از نکات بخش مربوط به خروج و ورود صداهاست.
یعنی باید اتاق دارای عایق صوتی یا همان (آکوستیک) باشد که هم از ورود صدای مزاحم بیرونی جلوگیری کند
و هم اگر جلسات محرمانه و سرّی بود گفت وگوهای آن جلسه از اتاق خارج نشوند.
